Was ist todo?

todo ist eine Dokumentationssoftware mit großem Funktionalitätsumfang, die innerhalb einer Hauptversion (beispielsweise von 5.0 – 5.x) ständig über kostenlose Updates erweitert wird. Sie können nach dem Erwerb einer Lizenz stets auf alle Features zugreifen – es gibt keine kostenpflichtigen „Zusatzmodule“.
Eine (nicht erschöpfende!) Auswahl der wichtigsten Funktionen:

  • Starke Verschlüsselung der Daten (mit 8192 Bit Schlüssel) und optionaler USB-Schlüsselfunktion
  • Automatische, regelmässige Datensicherung
  • Einsetzbar im Netzwerk
  • Archivierungs- und sichere Löschfunktionen
  • Umfangreiche Filter- und Auszählungsfunktionen
  • Übersichtliche Druckausgabe aller Daten
  • Import- und Export aller Daten
  • Anpassbare Formbriefe
  • Verschlüsselte Dateianhänge
  • Wiedervorlagen und Termine
  • Kopieren von sich wiederholenden Einträgen
  • Verschmelzen doppelter Einträge
  • … und und und

Flexibilität neu definiert

Das Hauptmerkmal von todo ist allerdings die Anpassbarkeit. Unter Verwendung eines völlig neuen, eigens von imagiro.net entwickelten Systems kann todo Ihren individuellen Anforderungen an die elektronische Dokumentation gerecht werden. Egal ob es sich dabei um „von außen auferlegte“ Anforderungen wie bundesweite Statistiken handelt, oder Ihren eigenen, täglichen und seit langer Zeit bewährten Arbeitsablauf. Dabei können alle Arbeitsbereiche abgedeckt werden, von der Schul- oder Straßensozialarbeit über Berufsberatung bis hin zu spezifischen Beratungsstellen.
todo befindet sich im Saarland und vereinzelt darüber hinaus an zahlreichen Arbeitsplätzen diverser Träger im Einsatz, unter anderem:

  • Schoolworker-Landesprojekt Saarland
  • Diverse Beratungsstellen der Jugendhilfe
  • Straßensozialarbeit
  • Anlaufstelle für Schulverweigerung
  • Sozialberatung
  • Projekt RESPEKT

Datenerfassung mit todo

Die Inhalte Ihrer Arbeit werden in zwei Kategorien aufgeteilt: Einmalig zu erfassende „Stammdaten“ zu Ihren Klienten und Kooperationspartnern und immer wiederkehrende, „punktuelle Daten“ zu Ereignissen wie Gesprächen, Projekten und Veranstaltungen. In todo heißen diese beiden Kategorien Kontakte und Vorfälle.

Kontakte

Unter Kontakten verstehen wir grundsätzlich alle Personen, mit denen Sie in Ihrer täglichen Arbeit zu tun haben, und deren Datenerfassung für die Dokumentation oder Statistik wichtig sind. Dies können zum Beispiel sein:

  • Klienten (Kunden, Schüler, Patienten …)
  • Kooperationspartner (Berufsberater, Lehrer, interne Mitarbeiter, Schulsozialarbeiter, Ärzte, Einrichtungen der Wohnungslosenhilfe …)
  • Einrichtungen (Schulen, Örtlichkeiten, Projekte, Maßnahmen …)
  • Sonstige Kontakte (Angehörige, Anwohner …)
  • … usw

Vorfälle

Unter Vorfällen erfassen Sie Ereignisse Ihrer täglichen Arbeit, die für Dokumentation oder Statistik wichtig sind. Dies können zum Beispiel sein:

  • Direkte Klientenkontakte (Gespräche, Telefonate, Emails, Schriftverkehr …)
  • Hilfe- und Förderpläne
  • Teamsitzungen
  • Fragebögen
  • … usw

Diese Vorfälle können durch ein flexibles Verschlagwortungssystem ergänzt werden, zB. zur Qualitativen Auswertung oder zur Wirkungsorientierten Steuerung.

Ihre Definition – Ihr todo

In sogenannten „Definitionen“ wird nun festgehalten, welche Kategorien die beiden Bereiche Kontakte und Vorfälle für Ihre Dokumentation enthalten sollen und welche Daten im einzelnen erfasst werden sollen. Es liegen bereits zahlreiche Definitionen vor, die als Ausgangspunkt verwendet werden können. Sie können frei und jederzeit (auch während todo bereits im Einsatz ist) benennen:

  • Welche Kategorien von Kontakten und/oder Vorfällen Sie erfassen möchten.
  • Welche Eingabefelder diese Kontakte und Vorfälle enthalten sollen.

Für jedes Eingabefeld lässt sich individuell bestimmen:

  • Welche Art von Daten erfasst werden sollen (Text, Zahlen, Kalenderdatum …)
  • Welche Vorgabewerte enthalten sein sollen
  • Ob die Eingabe obligatorisch ist
  • Wer die Daten ändern darf (nur der eingebende Benutzer, alle todo Benutzer)
  • Wer die Daten einsehen darf (nur der eingebende Benutzer, alle todo Benutzer, Auditoren, Evaluatoren)
  • Es können Hilfreiche Texte (Beispielsweise Ihre Definition von „Migrationshintergrund“) direkt beim Eingabefeld eingeblendet werden
  • Ob das Feld nur unter bestimmten Bedingungen eingeblendet werden soll (Beispielsweise soll das Feld „Austrittsdatum“ nur eingeblendet werden, wenn der Status des Klienten auf „beendet“ gesetzt wurde)

Durch das Anpassen der Definition wird todo von einem umfassenden Dokumentationsinstrument für den Bereich Jugendhilfe im Handumdrehen zu einer einfachen Klientenverwaltung für Beratungsstellen. Kostenstellenverwaltung, Anonyme Dokumentation, umfangreiche Evaluationssysteme – alles kein Problem mit todo.

Beispiele:

Kontakte Vorfälle
  • Schüler
    • Name
    • Geschlecht
      • männlich
      • weiblich
    • Geburtsdatum
    • Klassenstufe
  • Lehrer
    • Name
    • Lehrfächer
      • Mathe
      • Deutsch
      • Geschichte
  • Gespräch
    • Zeitpunkt
    • Gesprächskontakt
    • Betreffender Klient
    • Aufsuchende Arbeit
      • Ja
      • Nein
    • Inhalt
  • Telefonat
    • Zeitpunkt
    • Gesprächskontakt
    • Betreffender Klient
    • Inhalt
    • Kunden
    • Berufsberater (SGB III)
    • Schulsozialarbeiter
    • Angehörige
    • sonstige Kooperationspartner
    • Beratungsgespräch
    • Kundenfragebogen
    • Hilfeplan

    Einfacher geht es nicht

    Mit der modernen und Benutzerfreundlichen Oberfläche von todo brauchen Sie nur wenige Handgriffe zu erlernen, bis Sie Ihre Dokumentation voll im Griff haben. Bei den Inhalten gibt es keine Missverständnisse – denn Sie selbst legen die Begrifflichkeiten und Vorgaben fest, mit denen Sie täglich umgehen. Bei der Dokumentation konzentrieren Sie sich darauf, einzutragen „was heute alles passiert ist“ und verknüpfen dabei virtuos per Drag und Drop Vorfälle und Kontakte mit- und untereinander. So entsteht ohne großen Aufwand ein komplexes Netz an Informationen, das unter beliebigen Aspekten auswertbar ist – egal ob Sie dabei den Fokus auf die Betreuung Ihrer Klienten, die Vernetzung mit Kooperationspartnern oder die Effektivität Ihrer aufsuchenden Hilfen setzen möchten.

    Unschätzbare Vorteile

    Alle todo Benutzer verwenden ggf. völlig unterschiedliche Definitionen, aber dieselbe Software. Wir als Entwickler brauchen uns daher nicht um die Wartung und Pflege zahlreicher Einzelprodukte zu kümmern. Wenn Sie unseren Support Nutzen steht Ihnen sofort ein Entwickler zur Verfügung, der Ihnen kompetent und im Handumdrehen weiterhelfen kann. Erweiterungen in der Funktionalität, Fehlerkorrekturen und Verbesserungen geschehen schnell und regelmäßig und alle Nutzer von todo können unmittelbar und zeitgleich davon profitieren. Aber auch Änderungen an Ihrer individuellen Definition können im Normalfall von unseren Experten innerhalb von Minuten umgesetzt werden und sofort – in vollem Funktionsumfang – in Ihrer Version zur Verfügung gestellt werden.